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特别报告:EDM /扫描

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扫描未来

作为电子文件管理项目的一部分,值得扫描多少纸张?它’一个磨砺的问题,但答案似乎是‘比你想象的要小’与遗留记录和‘只有你可以计划的’ with new ones.

2018年,Papworth,着名的心和肺部医院,将搬到Addenbroke附近的新网站’s Hospital.

该网站没有纸张记录图书馆的空间;这已经证明了从基于纸张的记录系统切换到电子产品的良好动力。

该医院从CCube实施了电子文件记录和管理系统。虽然它决定每次新推荐都会以电子方式处理,但它选择不扫描遗留记录。

Papworth的ICT项目经理Karen Thompson说这是因为它是“far too costly.”相反,她说,决定了“专注于患者初期的发展’s journey.”

起点是确保在电子医疗记录中创建所有新的临床信,而所有推荐信件在到达时会扫描。

每个专业都有负责扫描推荐信的工作人员。扫描后,将自动创建两个工作流:一个临床,使医生能够看到这些信件并采取行动,并使卫生记录团队将患者注册和输入数据的行政方式进入患者管理系统。

它已经简化了一个先前效率的系统,汤普森说:“There’在信任中不需要复制并运输数百个字母,这是之前发生的事情。”

比纸张找到更好的空间用途

对于像PapWorth这样的小型专业医院,决定在新推荐中拍摄扫描的努力是相对简单的。但它可能更复杂。

那里’毫无疑问,有强有力的司机来减少医院’纸桩。纸张占据可用于临床目的的空间甚至生成收入:Paul Sanders,Digital Solutional,Healtom Civica董事总经理说,他已经看到了一些基于停车场需求的扫描业务案例。

在大型医院周围移动纸张记录是耗时的。在St Helens和Knowsley教学医院NHS信任,也实施了CCube系统,必须在两个站点之间经常转移纸质记录。由于记录丢失了,患者预约通常必须被取消。

最重要的是,电子医疗记录系统使信任能够实现更有效的临床工作流程和患者聚焦护理的益处。无论何处,临床医生都可以快速将他们的手放在相关的记录上,并与不同地点的同事分享。患者的每一步’与医院的互动可以审计。

扫描或不扫描?

但有些信任努力解决扫描和纸质的扫描什么。 Simon Hill,英国和爱尔兰销售总监英国和爱尔兰扫描与患者有关的所有材料有意义。

“它确保有一种准确和电子路径’S over offer officed专业人员可以通过授权来观看。”除非存在与物理储存有关的巨大成本,否则扫描文件与患者无直接相关的文件不太有可能。

在选择扫描的患者记录时,Apira董事总经理杰夫布罗姆斯表示,有三种选择:扫描所有现有纸张;按需扫描;和日前扫描。

首先,他说,可以快速排除:“每年的记录通常为30秒至40p,后扫描的成本约为8英镑。所以那里’对20年来的那种投资回收期没有信任– it’没有一个合理的命题。”

当天前进方法需要设置日期,然后在该日期之后扫描每一个新文件,但在纸上留下历史文档。斯堪的斯诺克董事总经理的Elisabeth Belisle表示,这是它的优势,就是它’可以修改形式以包括条形码,从而使索引更容易。

按需扫描涉及在其预约前几天扫描患者的记录,以便临床医生将有关信息交给。

哪种方法取决于信托的特定情况,但需要仔细考虑。 Scandox董事总经理的Elisabeth Belisle表示,即使是按需扫描也可能是昂贵的,因为“有很多人曾经进入过’T再次进来。所以你花钱扫描现有的纸质记录,没有人会再次看它。”

CCube董事总经理Vijay Magon表示,纸张记录的部分扫描也是一个错误:“如果您决定扫描,则要扫描整个记录,否则您’没有解决问题。其中一些记录可以是巨大的,数百页,所以如果你想摆脱纸张记录,你需要扫描所有内容。”

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规划至关重要。新扫描的文件将作为电子患者记录,文档管理解决方案或门户网站存储的一部分吗?

文件将如何与现有的临床系统集成?一定的信任,表示,首先弄扫描文件的错误,然后扫描纸质文件。

“他们应该这样做,” she says. “他们需要查看他们所拥有的东西,因为这将推动系统中的一些要求。”

扫描技术现在快速且非常复杂,但它’Belisle说,智能地使用它很重要。“I’已经看到的地方而不是扫描颜色的所有东西或扫描黑白的一切,他们每分钟都停止扫描仪,因为它们’ve决定有一些他们想要颜色的文件。”

她说,其他信托,在每个表单前面添加了一个条形码封面,而不是重新设计表格以包括条形码。这大大减慢了扫描过程。

由于临床医生希望能够快速找到记录中的信息,因此一些供应商使用光学字符识别技术将基于图像的文档(例如PDF)转换为可搜索的文本。

Abbyy的高级产品营销经理Eva Weber说:“在查找特定的患者案例笔记或关键字时,能够按文档标题搜索,并且在使生活中更轻松地进行内容。”

改变的局

决定是否在内部扫描,将其外包给第三方提供商,或者选择两者的组合,也可能是困难的。要求工作人员花时间扫描可以说是NHS资源的最佳使用。

并且显然外包提供了一些效率的效益。桑德斯说:“通常通常存在峰值和低谷,例如18周举措和季节性尖峰,外包提供商可以换个并处于解决此问题的位置。”

但是在扫描开始之前必须发生很多重要的工作。 Belisle指出,大多数NHS信任都有数百个纸质形式,可以针对可能编目和整合的不同进程。

Magon指出:“纸张记录可能含有500张纸,纸张记录也可以通过专业标签进行分离。它’它不仅仅是为了采取夹子和钉书钉’关于确保物理记录的结构被电子地模拟。 ”

Magon补充说,一些信托在纸质记录中有很高的错误错误–经常患者’S笔记将在另一名患者身上’s文件。工作要清洁,需要事先发生。

然而,扫描本身相对容易,但是:现代扫描仪非常快速地通过大量,并且该技术通常巧妙地旋转景观页面。

扫描仪甚至可以在将其附加到EMR之前为每个文档分配给每个文档的索引。 Magon说,一些信托师已经选择了一种混合方法,使用外包来进行遗留扫描,而内部员工扫描传入的文件。

布鲁姆说,使用外包者的信任需要清楚的要求:“重要的是,在您同意的扫描合同中,您需要不同的转变。” He adds: “如果我在一天的前向文件中创建一张纸张’非常重要的是扫描并迅速添加到我的记录中。”

扫描策略是第一个,经常复杂的部分,迈向完全数字过程一组更长的旅程。但是,一旦这种策略到位,桑德斯说,利益很大,说:“它开始带来工作流程和自动化以及能够提供更大的效率,并最终改善整个医院的病人护理。”