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特别报告:电子文件管理

 

在冠状病毒大流行中,数字工具对NHS的重要性正在上升。 Claire Read探讨了电子文档管理(EDM)解决方案是如何帮助滚珠滚动的方式。

当ED Prosser-Snelling坐在他的诺福克和诺里奇大学医院西区三级办公室时,他被迫凝视着他讨厌的景点。“我正在看一堆案例笔记,这是四英尺高的,” he reports. “I want them gone – I’ve had enough,”他用笑声说。“It’S会改善我的背部,不必用我的dictaphone推动他们的手推车’他将使我的生活变得更好,而且它’S将真正改善医院所有临床医生的生命。”

Prosser-snelling,顾问产科医生和妇科医生以及他的信任’S首席临床信息官员,整齐地总结了电子文件管理(EDM)系统的论点。

创建数字记录或扫描旧记录的副本,并且不再需要存储硬拷贝 - 这占用了大量空间; 14英里的架子和180万条记录坐在诺福克和诺维奇大学医院基金会信托健康记录图书馆。并且通过电子文档管理系统的界面,可能是作为电子患者记录的一部分,临床医生可能比以往任何时候都更加轻松地访问信息。

“Although we’为我们的健康记录团队感到骄傲,我们知道那篇论文’秒仅适用于一个临床医生,一次处理一集护理,”解释Anthony Lundrigan,信任’s CIO. “So it’为了解放纸质数据并使其可用的是,作为计划的一部分,可以将更多的技术和信息放在临床医生的手中,以获得更好的决策。”

数字转型品味

该信任于2019年11月开始申请EDM计划。当然,从那时起,世界已经改变了。它’S的意思是,Prosser-Snelling说,数字转型的胃口进一步增加。

“What’在Covid期间发生了这种情况是整个医院的这种肿块’临床人员需要数字工具,” he reports. “EDM是一个既定的工作方案,真的是我们如何利用如何利用这种增加的数字意识水平,以及对观看患者进行更多移动和更敏捷的解决方案的考验案例’ records.

“周围仍然有一定程度的愤世嫉俗,但我因为我们已经交付了许多所需的东西 - 迅速的家庭工作,敏捷的发展 - 科维德已经让我们与临床人员建立了一些重要的信任,真的让我们在我们能做的事情中继续前进。”

对于Ace Thindal,信任’S EDM项目经理及其数字医院乔纳森沃克的负责人,问题现在是速度之一。“It’我们如何尽可能快地开始尽可能快,” explains Walker. “We’Re试图弄清楚我们如何缩短关键路径,而不会影响最终目标或将人们放在不必要的压力下。”

根据IMMJ系统的首席行动官员互联网 - 在诺福克和诺维奇大学医院基金会信托中提供EDM系统的说法 - 这并未在过去几周内罕见的事态。她说,Covid-19意味着一些组织选择更快地提升他们的电子文件管理计划。

“We’要么拥有现有的客户,已经决定加速并带来他们的时间表向前推动他们的虚拟诊所,或者我们’ve得到了我们的全新合同’ve设法确保因为没有’t eDM解决方案到位,” she says.

在一个信任时,她说,有可能在几天内支持解决虚拟诊所的解决方案。“When we’重新看起来如此迅速,我们必须查看拯救一些接口和与其他系统的集成。它’关于优先考虑我们现在绝对需要的是什么,以便尽可能快地掌握解决方案并尽快呈现数字化患者记录,并且很快就会遵循。”

适应不同的需求

Covid导致数字化的建议 - 因此EDM的摄取 - 是Civica商业发展主管史蒂夫伯顿的呼应。“我们有几个人’在寻求加速他们的EPR计划的那一刻,re报恢复,结果向前迈进了,” he says.

他还报告了Covid带来的变化导致需求略有不同。“Obviously everybody’s搬到视频会议,所以我们’在开发一些电子表格上做了一些工作,以记录临床结果作为视频咨询的一部分。

“We’已经完成了,免费并将其发布给客户,使他们能够快速部署一些东西,而无需购买模块来支持或开发任何新的东西。”

需要探索案例研究

虽然数字健康智能数据显示了相对较小的信托信托,但目前具有电子文件管理系统,但有些报告了对这种设置的美德的论点仍然在很大程度上赢得了。

“我们所知道的是,当这些项目有效地交付时,有足够的经过验证的案例研究,信托在那里引用数字,表明您可以释放多百万英镑的储蓄,”哈利Pettet说,管理伙伴和EDM Healthcare Consulting的领先顾问。该公司 - 与KeyStream Group合作 - 提供组织支持有效实施文档管理系统。

但是,虽然这种系统的好处可能被接受,但Pettet争论在确保组织实施它们的情况下有更多的工作,以便他们获得全部福利。

“对我们来说,最具挑战性和最悲伤的事情之一是这么多信任唐’甚至知道他们’遗漏他们的真实潜力,”他说。他和他的同事们进行了研究,这表明典型的门诊出勤将创造四张单独的纸张。扫描这些用于电子文档管理系统的每份文件成本。但在转移到EDM时,一些组织使用添加更多纸张的方法。

“我们的信任与他们实施了一种索引依赖于独立纸张的文件的方式。这些单独的纸张与临床笔记一样多的扫描成本。所以信任是增加了额外的五位纸来获得这四个纸张,所以他们 ’实际上将其成本提高到100%以上才能获得真正的扫描值。”

他认为与部门专家的磋商可以帮助避免这种错误。和immj.’S Lisa Harris,真正的EDM成功在于三种不同的合作伙伴之间的合作:EDM提供商,信任和扫描提供商。“有时扫描提供商也是信任。但我喜欢将它视为三个元素,即使它也是如此’在信任范围内,因为它将是医疗记录服务的支撑。所有三个组件都必须一起工作。”

增加紧迫性

一名扫描提供商希望随着Covid的影响继续感受到其服务进一步增加。 Simon Holroyd,扫描屋解决方案总经理,报告“紧迫性增加了”.

“由于遥控工作和可访问性和敏捷性,现在每个人都需要新的正常所需的,因为每个人都称之为,我认为组织正在将资金重定向到这一点。”

什么 he hopes is that CCIOs and CIOs who are interested in progressing create digital documents will consider the quality of scanning. Holroyd’S公司符合英国的法律可否受理标准的电子信息(BS 10008),他建议的东西相对较少。

“What it’据说我们正在制作原始文件的真实传真,我们已被证明为此。它’非常昂贵,非常复杂地获得该标准 - 那里’有很多工作所涉及 - 有些组织说他们’重申它。但是,如果一家医院,例如,他们可以扫描一大程度的文件’除非它官方摧毁它’S被扫描到10008。”

回答关键问题

换句话说,有一些关键问题CIO和CCIOS可以在实现这样的设置之前宝贵地问。但是该部门的人说毫无疑问是对EDM的兴趣在于上面。

“我认为在很多情况下,信托已经对他们的商业案件进行了很多考虑,并且具有丰富的要求,但科威特显然将其带来前进,” says Harris.

“If anything, now we’确定了一个重要的商业利益’S可能永远不会出现在此之前的任何业务案例中,那’大流行。我认为气候’由于目前的气候,S变化 - 人们更接受技术,因为它通过当前时间保持一定程度的业务。”