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特别报告:电子文件管理

Covid-19在数字成熟度上抛出了聚光灯。随着Vivienne Raper Reports,去年的许多信托相当改变了优先事项或继续扩大现有电子文件管理计划的范围。

去年3月,IMMJ系统销售负责人的杰米大厅发现了一个未接来电和来自伦敦西北大学医疗保健NHS信任的短信。他记得它阅读:“杰米,你能紧急叫我吗?”

该呼叫来自索尼娅帕塔尔,前CIO,询问他如何迅速部署电子文档管理系统(EDM)以支持虚拟门诊病人。

“它是正确的东西吓坏了。锁定是令人沮丧的,我们都认为我们要死了,” he reports. “她把我当场赶上了我能走的速度有多快,我说了72小时–这是一个直觉。”

需要四天时间部署软件,以将门诊病例注释转换为数字格式,大厅和同事围绕时钟。

“整整一周,压力让我诚实。如果我没有’有那件作品,我不’t know how I’D在精神上被关心了Covid,将三个小孩带到学校,” he adds.

数字成熟度的聚光灯

对于大厅,Covid-19在NHS纸张记录的数字化上占据了聚光灯–在那些在EDM上不太数字成熟的医院。

“医疗记录只是人们不的事情之一’t think about,” Hall argues.

“They’从视线之外,不在乎–它突出显示该服务消失后系统正在运行的事实。”

正如詹姆斯·霍奇,英国解决方案负责人,因为Allscripts都会让它成为:“It’是古老的格言。你有一点点纸张,在Covid-19期间,它们一次只能在一个人面前。”

克服Covid挑战

伦敦西北的EDMS必须远程直播,在现场的实施团队,由于3月2020年3月锁定,解释了大厅。纸质记录被隔离了三天,并对场外工作调整的流程进行了调整。

“We had to tackle –如果你有一个从家工作的顾问,他们’重新无法将物理位记录写入并返回扫描系统,” he says.

用于EDM的混合图片

虽然这一点 数字健康Intelligence special report on EDMS in 2020 这突出了数字转型的味道,这是一个’T转化为每一个信任的EDM计划的快速进步。

例如,诺福克和诺维奇大学医院NHS基金会信任在2021年代开始,仅限于2021年的EDMS,根据ED Prosser-Snelling,Trust’首席临床信息官员和顾问产科医生和妇科医生。

“当有必要时,有一种巨大的胃口化,即在Covid期间,” he explains. “但随后,美国和其他地区周围的前线临床医生同事思想– if we don’现在必须这样做,我们可以等。”

他将这种倾向归咎于“改变疲劳”’由于流行性驾驶了许多同时数字实施。例如,在2020年3月,他表示,在一周内部署的信任随时随地参加任何地方和Microsoft团队。

“虽然之前,医院专注于单件数字转型,建立朝大幅度的图片,地毯从我们的脚下拉出,”prosser-snelling补充。

使它缓慢而稳定

Prosser-Snelling报告称EDMS现在在整个医院生活,但是– so far –信托专注于妇科,胃肠学和耳鼻喉科扫描患者注意事项。

“我们需要从一个小的东西开始,所以我们选择了没有的大批量生产’T与主要医院有太多的交叉,” he says.

为了克服变化疲劳,他描述了信任如何缓慢地部署EDM,有训练有素的变化代理和120'超级用户’提供额外的支持。他们’ve还采用了危险日志和临床安全计划。

“使用NHS数字临床安全过程非常有用,因为我们可以安慰临床医生,我们所做的一切都是计划和考虑的,”prosser-snelling补充。

采取后科迪德呼吸器

随着快速EDM实施,IMMJ的大厅也看到一些具有信任暂停的项目的放缓,以评估它们的技术’ve implemented.

“我认为NHS最受压力’他不得不面对,就像任何经历过一些压力的人,你想休息一下,” he adds.

向前移动到云端

对于其他信任,大流行对他们的EDMS计划产生了影响。根据Andy Fahey的说法,家伙的数字内容计划经理’s and St Thomas’NHS基金会信任,“Covid didn’T驱动前的任何时间表– it didn’t have an impact.”

信托的主要司机’S EDMS计划是他们的电子患者记录(EPR)的刷新,移动到云首发解决方案。“There’是从内部设施到云端的国家趋势,” he explains. “围绕可扩展性,可靠性和弹性有益。”

根据Fahey的说法,信托基金已经使用了Civica’S Windip EDMS五到七年来存储各种文件,包括诊所字母和卸货。“它预测了我,现在一年左右的生活结束。”

2021年2月,他们 与Civica签署了十年合同,以采购Cito Enterprise文件和内容管理系统 作为...的一部分 阿波罗 –史诗EPR广泛部署。“[CITO]从最终用户融入EPIC’s perspective,” he explains. “但文件存储在EDM中。”

确定新趋势

Hodgin认为升级遗留系统–通常是回应Covid–在过去的12个月里一直是EDM采购的明显驾驶员。“人们正在看到挑战,并希望通过未来的解决方案前进。”

另一个趋势他’s noticed is towards 供应商中性档案馆 (VNA),不同的软件提供商可以将数据存储在一个地方。

“VNA与关于EDM的讨论和用于数据捕获的单个存储库的讨论密切相关”, Hodgin says.

“It’是一个加速概念,因为人们不’在不同的地方想要数据的孤岛。”

加宽应用程序

Civica销售总监Steve Burton认为,EDM传统上已在急性部门部署–他们有大量的纸张记录– but there’S一直是心理健康和社区健康信托的兴趣。

“It’■与长期使用数据有关。组织正在实现数字化的更广泛的益处,” he says.

Burton还报告说,急性信任通过将语音捕获,数据捕获以结构化格式集成以及链接到其他工作流程来利用现有EDMS系统的利益。

“There’对具有更广泛的互动以及如何推动福利,了解和兴趣” he argues.

超越大流行

对于大厅,大流行后期将看到实现EDM软件之间的过渡并理解实施过程。

“It’S转回龙头并查看患者返回服务和治疗,” he says.

大厅看到了工作实践,记录和患者活动的长期变化的潜力。“人们习惯于坐在家里– they’ve got used to it.”

与此同时,Prosser-Snelling预计EDM可以帮助减少Covid等候名单。 “如果我们扫描笔记,临床医生可以访问它们,他们可以优先考虑可能需要等待很长时间的患者。”

“从五足球场的仓库订购,存储我们的笔记– there’这是一个巨大的延迟!”

使EDM成功

那么,什么是因素,而且会让新的EDMS项目取得成功吗?

“主要目的是确保在综合记录中需要向临床医生等提供所有内容等。”Fahey说,他强调他的信任’S EDMS实施是’技术项目– it’临床领导和支持。

伯顿的同意。“首先,你需要确保你’能够支持临床改变为工作的方式。”他还强调需要信托行政团队的更广泛的支持。

后Covid皱纹是需要传达EDM可以的’尽可能快地嵌入其他大流行卷展览。 Prosser-snelling解释说,“There’对此期望,因为我们在一周内将MS团队丢弃了整个组织,我们可以用其他软件进行。”

大厅还提到了敏感,可访问技术的重要性。“此外,您需要数字化计划–了解你的方式’重新将记录数字化,记录到数字化和以秒为数字。”